Accessは「共有ファイル型データベース」
共有ファイル型DBの特徴①－システムがシンプル
本来は「共有ファイル型DB」という言い方はないのですが、データベースサーバ機を使わず、ファイルを共有して利用できるDB」と言う意味で使っています。
多くのデータベースシステムは、サーバ機上で、サーバOSとアプリケーションをサービスとして起動しておき、ユーザのPCから接続して、比較的大きい規模で使います。この場合、サーバ機とOS（Windows Server、Linuxなど）と、データベースアプリケーション（ORACLE、MySQL、PostgreSQLなど）といったようにインフラを用意して、さらにその上で業務システムを開発していきます。
それに対して、Accessの場合は上図のように、Windowsネットワーク上にある共有PCか、データ共有用のNAS（LAN接続HDD）にある共有フォルダが有れば、インフラとしては十分です。ほとんどの事業所では、こういった環境なら既にあるのではないかと思いますし、作るのもとても簡単です。
この共有フォルダに開発したAccessシステムをコピーしておき、このファイルを各ユーザーが開いて、データ登録や閲覧などの作業ができます。各ユーザ側のPCには、Microsoftで無料配布されている「Microsoft Access Runtime」という、Accessシステムを開くことのできるアプリケーションをインストールしておきます。たったこれだけで、事業所で共有できる業務システムが構築できてしまいます。
まるでExcelやWordと同じようだと思うかもしれません。ExcelやWordの場合は、「共有ワークスペース」を設定することで「誰かがファイルを開いている時に、同時に他のPCからファイルを開く」ことができますが、Accessの場合は何も設定しなくても、複数のユーザが同時にファイルを開くことができます。
共有ファイル型DBの特徴②－データベースサーバ機が不要
ファイル共有型DBは、LANなどのネットワーク上に共有フォルダがあれば、インフラとしては十分です。データベースを動かす為の追加のサーバ機導入は必要ありません。もし、新しいシステムを作るうえで、サーバ機を導入する必要があるとなると、ある程度サーバ技術に詳しい「専門家」の手を借りねばなりません。つまり、その分「システム運用コスト」が増えることになります。
常日頃から、専門家の手を借りずに「共有フォルダ」を使って業務を行ってるのであれば、ハードウエアやシステム運用の追加コストを心配することなくAccessのシステムを導入することができます。
共有ファイル型DBの特徴③－バックアップが簡単
共有ファイル型DBは、その名のとおり「ファイル」がシステムそのものですので、別の場所にファイルを単純に「コピー」するだけで、全てのバックアップが取れてしまいます。
もちろん手作業でコピーするのもよいですが、Accessの場合は、システムの中でプログラムを組んでさまざまなタイミングで自動的にバックアップを取り、さらに常に複数世代のコピーを残しておいたり、一度に複数の場所にバックアップコピーを残したりすることも自由自在にできますので、必要に応じていくらでも安全度を上げることができます。
