Accessの優位性
上記のとおり、Accessには優れた特徴がいくつかあるのですが、特に強調したいのは次の２点であるといえるでしょう。
大量のデータを扱えて、Officeとの連携に優れている
検索、絞込み、抽出など、大量のデータから条件に合うデータをピックアップして、それを自由にリスト表示する、といった作業はAccessの最も得意とする処理です。
Accessはデータベースソフトであり、こういった作業に特化した言語である「SQL」を自由自在に利用して、複雑な検索条件や絞込み条件でデータを処理することがすばやくできます。また、リスト表示に特化した「帳票フォーム」や、さまざまなレイアウトでレポート印刷する仕組みも装備しているため、業務によってはAccessを使うことで飛躍的に効率化することができます。
また、Accessでは、同じ「Officeシリーズ」のExcelやWordなどの形式で出力することも容易です。例えば、Excelであらかじめデータのない空のテンプレートを作成しておき、Accessから自動でそれらのテンプレートに該当データを流し込む、ということができます。
毎月のようにExcelで多数のレポートを作らなくてはいけないような場合、手作業で何度もコピー＆ペースト作業をしなくても、Accessでプログラムを組んでおけば、すべて自動出力させることも可能です。これによって、短時間でミスなく作業を進めることができ、作業がの効率が一気に上がるようなケースはとても多いと思います。
導入・メンテナンスコストが安く、開発がスピーディ
まず、Accessは、システム構築に必要な部品があらかじめ用意されている為、開発コストを比較的安く押さえることができ、また、開発期間もスピーディになります。
また、Accessは、データベースサーバーを構築する必要がないので、サーバマシン代、それに載せるサーバOS代、データベースアプリケーション代などはかかりません。さらに、サーバがない、ということは、サーバのメンテナンス費用もほとんどかかりません。
もし本格的にデータベースサーバを構築した場合、ハード代（購入、リース）やDBソフト代、業務システムの開発費に加えて、専門のサーバ技術者に「定期メンテナンス」を頼む必要がありますので、その費用は必須のランニングコストとして負担が増えてしまいます。
「少人数で使いたい」「短期間で作りたい」「予算を極力抑えたい」といった場合、Accessでのシステム構築が最も現実的な選択になる、というケースは本当に多いのではないかと思います。
