MS Accessとは
「業務サポートアプリ」のベースになっている「Microsoft Access」 は「共有ファイル型」のデータベース・アプリケーションです。大きなシステムによく使われている「SQL Server」「Oracle」「MySQL」などのデータベースと違い、データベースの機能が１つのファイルの中に含まれています。Excelなどと同様、Microsoft Officeシリーズのひとつで、データベースの仕組みとしてはきわめてシンプルですが、Excelよりもたくさんのデータを扱うことができ、データの整理、検索、並べ替え、一括処理などの点で圧倒的に優れています。
次に、Accessにはシステム開発のための「部品」があらかじめ豊富に揃えられているため、開発期間がとても少なく、スピーディに開発が完了します。開発期間はそのまま開発人件費となって跳ね返りますので、短期間で開発できればそれだけコストは抑えられ、その上すぐにソフトを使い始めることもできます。
また、データをExcelファイルやWordファイルに吐き出す、といった、Officeアプリケーションとの連携も得意ですので、今までの資産を無駄にすることなく、すぐに使いこなすことができます。
業務ツールとしての位置づけは、乱暴な言い方をするならば「Excelと本格的システムの中間」といってよいと思います。つまり、Excelでは手に負えなくなってきたけれども、莫大な投資をして大きなシステムを導入するほどではない、というときには、ちょうどよい選択肢となることでしょう。
Excel（表計算）からAccess（データベース）へ
例えば、顧客管理をExcelで行っている場合を考えて見ましょう。
顧客数が増えてきたり、一人当たりの管理項目列が増えてくると、画面の縦横のスクロールが多くなったり、動作が遅くなってイライラすることもあるでしょう。
Excelはデータを一覧で表示することや、表の中身を計算したり、グラフにすることは得意ですが、データを複雑な条件で抽出したり、いろいろな条件によってリアルタイムに並べ替えて表示したりすることは比較的苦手です。
一方、Accessはもともとたくさんのデータを扱うことに特化した「データベース」アプリケーションですので、大量のデータを検索してリアルタイムにリストを抽出し、特定のデータの集まりごとに見せたり、編集したりといった作業がとてもスムーズにできます。
また、一つのExcelファイルは基本的には同時に一人しか編集できませんので、他の人が使いたい場合は、前の人の作業が終わるまで待っていなくてはなりません。
Accessでは、同じデータベースを複数のスタッフが同時に開けますので、他の人が終わるまで待っている必要はありません。大きなシステムに比べると、あまり多くの人が同時に作業できるわけではありませんが、１度に４～５人なら楽に作業できます。また、検索して閲覧するだけなら、20人～30人で共有利用することができます。
さらに、Accessの場合、ユーザーのパソコン１つ１つに「Microsoft Access」を購入する必要がありません。かわりに、Microsoftのサイトから「Access 2007 Runtime（ランタイム）」という「無料」のアプリケーションを入手すれば使えます。つまり、Excelと違って、全てのパソコン用に有料の製品版を購入する必要がない、ということです。これはコストの点ではとても有利です。
Accessと大きなデータベースシステムとの違い
一方、500万～数千万円以上するいわゆる「大きなシステム」との違いを考えて見ましょう。
「大きなシステム」では、その規模にも拠りますが、だいたい数十万件～数千万件以上のデータ件数を扱うことができます。例えば都市銀行のシステムなどは、とてつもなくたくさんのデータを間違いのないように扱うことが必要です。この場合、いくつものデータベースサーバー・アプリケーションサーバーを構築し、多重化して運用するため、開発費だけではなく、メンテナンスをするためにたくさんの技術者が必要となり、運用コストも膨大です。
一方、Accessの場合は、基本的にExcelやWordと同じように「共有フォルダに入れておくだけ」です。大掛かりなハードウエアやデータベースサーバーソフト、アプリケーションサーバーを用意することも不要です。つまり、企業の１部門の中だけ、もしくは中小企業の社内で使用するだけなら、Accessで十分事足りる、と言えるかも知れません。
また昔は「Accessは壊れやすいソフト」として有名（？）だった時期もありましたが、それから時間が経ってアプリケーションとしてもこなれてきたおかげで、安定性の改善、修復機能などが大幅に改善され、最近では、LAN接続HDDに多重化機能（RAID１など）などが搭載されることあたりまえになってきましたので、昔と比べてかなり状況は改善されており、適切に対策をすればほとんど心配はありません。
Accessは段階的な開発が容易
Accessは、最初は少ない機能で作っておき、後からいろいろな機能を足していくような開発手順を踏んでいくことが比較的容易です。
というのも、Access開発は、大きなシステムのよう現場サーバー環境に何度も赴いて機能を追加して、テストしてリリース、と言う作業は必要なく、Accessファイルをメールやファイル転送で送っていただいて、その中身に機能を追加して戻すだけのバージョンアップ開発が可能だからです。
しかしAccessも万能ではありません。扱えるデータ数や同時アクセス数などは、大きなシステムにはかないません。導入後ある程度の時間が経ったとき、データ数が膨れ上がり、また操作するスタッフ数も増えてくるかもしれません。
そんなとき、Accessでは、使い勝手を変えずに、データベースを「SQL Server」という大きなものに変更することができます（これを「アップサイジング」といいます）。
Accessは、この「アップサイジング機能」が装備されており、短期間でアップサイジングが可能です。つまり、業務が大幅に拡大した時でも、短期間でシステムの対応ができるため、とても安心です。このように、その時々の業務サイズにあったシステムをチョイスすることで、業務効率を下げずにトータルコストの節約が可能です。
